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高校内部控制体系优化管理浅析

时间:2022-04-13 11:25:57 | 作者:小编
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摘要:随着高校的不断发展,高校获得的国家拨款、事业收入及其他社会资金越来越多,资金来源和经济业务呈现多元化、动态化的发展趋势。如何管好用好预算资金,合理配置公共资源,不仅是各高校面临的重大课题,同时也是社会各界关注的事项。本文从内部控制的角度,分析目前高校内部控制中存在的问题,提出相应的优化措施,推动学校战略目标的实现。

关键词:高校;内部控制;风险管理

一、高校内部控制存在的问题

1.缺乏系统性和完整性,存在碎片化现象

学校内部控制制度都是在发展中逐步建立起来的,经常是发现了管理中存在的问题,然后出台相应的制度来规范。这只能防范已经发生的风险,而对潜在风险则考虑不足。内部控制制度无论是在设计上,还是在运行上,都缺乏系统性和完整性。

2.信息化程度不高,对核心业务重视不够

目前,高校存在信息化系统建设水平较低的问题,同时对核心业务的控制存在不足。虽然大部分高校部门内部都实现了管理信息化,但是由于信息化系统建设缺乏顶层设计,没有制定统一的标准,财务、资产、人事、教学、科研等信息系统各自为政,分散建设,独立封闭运行,资源和信息不能实现有效的互联互通,信息化系统的监督和制约功能难以充分发挥,导致风险防控存在薄弱环节。

3.更多强调合法合规,较少关注成本效益

合理保证经济活动合法合规,是内部控制最基本的目标。为此,各单位内部控制工作都重点关注合法性、合规性,较少考虑各部门的协调发展及成本效益,出现机构设置重叠、职能交叉、人浮于事,制度过于细化和僵化,甚至制度之间存在冲突的现象,造成办事流程过于繁杂,成本高效率低,不符合成本效益原则。

4.对组织架构设置和流程优化关注较少

高校的组织架构一般都已经基本稳定,内部各层级人员配置、职责权限、工作流程等也相对固定。由于高校的办学成本绝大部分由学校直接承担,支出成本与部门没有直接关系,各部门存在墨守成规的思想,对现有的组织架构、人员编制很少调整,存在内部机构设置不合理、权责分配不清、工作流程不顺、关键节点控制不力、人浮于事等现象。

5.对风险管控关注较少

内部控制要求高校在依法依规使用管理教育经费的基础上,健全教育廉政风险防控机制。高校掌握了大量的社会公共资源,在进行资源资金分配和使用过程中,由于内部控制制度不健全或执行不到位等原因,违规行为时有发生,所以高校必须高度重视风险管理,不仅要关注财务风险,还必须关注战略风险、运营风险及法律风险等,提升风险管控能力。

6.对内部控制评价有所疏忽

在实际工作中,部分高校对内部控制评价和审计有所疏忽,未建立符合要求的内部控制评价机构,内部控制评价部门责任不明确、评价不及时、评价方法不科学、评价结果不客观,无法对内部控制的有效性进行客观判断。

二、内部控制优化建议

财政部于2012年出台的《行政事业单位内部控制规范(试行)》,构建了内部控制的基本框架,随后国家出台了一系列内部控制方面的规章制度。尤其是2016年教育部针对高校特点,依据相关法律规范出台了《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》,为高校内部控制实施提供了针对性的指导。但不同高校有不同的发展环境和特点,高校必须在上级部门规章制度框架下,制定适应本校需求的内控体系。内控体系的构建应贯彻以流程为载体、以风险管控为关键、以岗位授权为约束、以规章制度为保障、以信息系统为支撑的内控建设工作思路,从设计和运行两个方面确保内部控制的有效性。

1.加强顶层设计

高校肩负着培养人才、发展科技和服务社会的多种职能,拥有多种社会经济资源,为充分发挥高校的职能,合理有效配置资源,需要建立完善的内部控制体系。为此,学校应加强顶层设计,设立内部控制设计和建设部门,制定内部控制规范文件,各部门制定的制度必须符合学校内部控制制度要求,而不能仅根据本部门需要就随意出台制度,造成制度的模块化、碎片化。

2.建立内部控制体系

全面预算管理是内部控制活动的重要形式,单位应当建立“以预算管理为主线,以资金管控为核心”的内部控制体系。通过预算这一基本控制方法,将单位所有业务衔接起来,将全面预算管理融入学校各项经济活动,使内部控制各环节充分融合。建立健全预决算管理体制和运行机制,明确各相关部门的职责权限、授权批准程序和工作协调机制。完善收支管理制度,明确收支范围和支出审批权限,及时更新开支标准,梳理收支业务工作流程,查找风险点,加强关键环节的控制。合理设置收支业务相关岗位,利用记账、核对、岗位职责落实、职责分离、档案管理、工作交接程序等会计控制方法,确保单位会计信息真实完整,消除人为操纵因素,规范收支管理。

3.优化组织机构设置和流程梳理

根据内部控制的适应性原则,机构设置和人员配备必须根据单位实际情况适度配置,并根据教育事业发展需求进行不断调整,在合理设置机构的基础上,优化工作流程。目前,部分工作岗位存在人员配备不合理、工作流程不清晰的情况,仅靠员工个人经验和能力来完成某项工作,一旦该员工离职,其他人员往往需要花大量时间和精力来熟悉业务、摸索方法。如果能够清晰地梳理工作流程,绘制工作流程图,让每一个工作人员都能清楚地了解办事程序、相关规章制度,而且能将工作中形成的好的做法和模式固定下来,将大大提高工作效率,避免因某个人的离职造成工作无法正常开展的情况。同时,通过流程图也能够比较容易地发现内部控制中存在的不足和风险点,从而有助于内部控制持续改进和优化。

4.重视内部控制的实施效率和效果

近几年,高校管理规范性要求不断提高,各类管理制度不断强化和更新,面对多种形式的审计、巡视及各类专项检查,高校对内部控制建设已引起足够重视,但在发展与创新方面还存在谨小慎微、裹足不前的现象,不求有功但求无过的思想依然存在,高校更多关注合法合规,忽略了成本效益。以科研经费管理为例,“八项规定”实施后,科研经费管理从过宽走向过紧,在项目立项、经费使用、结题验收等环节出现重复提交材料、多部门跑腿的现象,科研人员感到无所适从,严重挫伤了科研人员的创新活力。中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,首次提出“放管服”政策。随后,财政部、科技部等陆续出台了一系列完善科研经费管理的文件。一系列制度的出台表明,科研经费不仅要管得好,也要放得开、接得住,资金管理要能激发科研人员创新活力,有利于科研经费的组织实施,在强调合法合规的基础上,突出效果和效益。同样的原理适用于学校其他业务领域,内部控制除满足合法合规的基本要求外,还应强调成本和效益,并将绩效管理理念融入内部控制管理全过程,做到“花钱必问效,无效必问责”。

5.加强全面风险管理

内部控制与风险管理是内部控制体系中不可分割的两大模块,内部控制的有效实施有赖于加强风险管理,而风险管理离开了内部控制也将流于形式。内部控制由传统的内部牵制模式,逐步发展为以风险为导向的内部控制整合框架;风险管理也由分散的财务、经济风险管理,逐步发展为整合风险管理。内部控制的实质是风险控制,因此,内部控制建设应以风险控制为导向,将风险管理贯穿内部控制的全过程。以某大学资产管理为例,该校对资产管理环节风险点进行了认真梳理,对高风险点制定了完善的防控措施,做到“分事行权、分岗设权、分级授权“,形成实施与监管相互制衡的资产管理体制,保证资产安全完整。具体见表1。

6.加强内部控制评价和审计

(1)建立内部控制评价机制,确保内部控制的有效性。学校应当建立内部控制评价机制,对内部控制建设进行全面、系统和客观评价,并针对内部管理薄弱环节和风险隐患,特别是对工程建设、合同管理等重点领域和关键环节,进行风险评估。依据“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合”的原则,既要保证内部控制制度的稳定性,又要使内部控制制度在评价监督中得到补充和完善。内部控制评价既包括设计有效性,也包括运行有效性;既包括单位层面的有效性,也包括业务层面的有效性。学校在开展内部控制评价的过程中,应当根据评价内容和被评价单位的具体情况,综合运用个别访谈、调查问卷、专题讨论、实地查验、抽查和比较分析等方法,广泛收集被评价单位内部控制是否有效的证据。坚持问题导向,找出内部控制中存在的不足和薄弱环节,结合以往各类审计中发现的问题,查找产生问题的原因和内部控制中存在的缺陷,进一步检验现有内部控制体系的有效性。对于认定的内部控制缺陷,应当制定整改方案,及时整改。学校应当公开内部控制评价结果,将内部控制体系建设纳入绩效考核体系,建立内部控制问责机制,进行内部监督和责任追究,使责权利统一。同时,加强与审计、监察等部门的沟通协调和信息共享,形成监督合力,避免重复检查。(2)在加强学校自身评价的基础上,定期或不定期地进行外部审计。学校作为办学主体对建立健全和有效实施内部控制负责,但学校内部控制的有效性和评价的客观性不能仅仅由学校自己说了算,还应定期或不定期地聘请外部机构进行审计,出具外部审计报告。外部审计与自我评价相比具有专业、客观的优点,能够弥补学校自我评价的不足,是对学校自我评价结论的再检验。通过外部审计与单位内部评价双核驱动、协同推进,促进内部控制持续改善和优化。

三、结语

总之,在新形势下加强高校内部控制建设,不仅可以促进和规范学校各项事业的发展,降低各类经济风险,同时还可以预防违规现象,加强廉政建设。高校应针对内部控制中存在的问题,积极改进和优化,除加强内部控制建设外,还应关注内部控制建设的效率和效果,重视内部控制的内部评价和外部审计,充分运用风险管理的手段控制风险,尤其是关键环节的风险点,以达到持续改进和优化内部控制体系的目的,确保各项内部控制制度落到实处。

参考文献

1.王煜.全面预算管理视角下的高校内部控制建设——基于2020年新预算法实施条例.商讯,2021(16).

2.邵欣欣.内部控制视角下高校科研经费管理存在的问题及对策.审计与理财,2021(05).

3.财政部.关于印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》的通知(财会〔2012〕21号).

4.林永格,刘喾婴,马柠馨.新形势下高校内部控制优化探索.铜陵学院学报,2021(02).

作者:焦淑芝 邢琳华 单位:华东理工大学


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